Viết một Proposal thành công #1 : Viết những gì?

Nhân vụ bạn của Kintin vò đầu bức tóc với cái proposal của bạn í , nên mình cũng sẵn đây làm một bài để chia sẻ về cách viết một cái proposal luôn (mặc dù còn bao nhiêu việc chưa làm @@). Và bài viết này là đút kết từ kinh nghiệm viết của mình, sau quá trình học hỏi cách viết từ các trang nước ngoài và hightlight cho chính mình. 

Khối lượng thư quảng cáo, brochures hay giao lưu tại cái cuộc họp trực tiếp có thể giúp xác định khách hàng tiềm năng, nhưng để giành được một hợp đồng, các công ty quảng cáo/ marketing đều sẽ phải viết proposal. Nếu bạn là một marketer chịu trách nhiệm trong việc phát triển kế hoạch marketing cho sản phẩm, một chuyên gia thiết kế đồ họa trong lĩnh vực quảng cáo, và nhất là khi bạn làm việc cho phòng account của một agency quảng cáo thì rất có thể nhiệm vụ này sẽ được giao cho bạn. 

Vậy Proposal là gì?  

Proposal là Đề xuất, trong đó trình bày những thiết kế, dự toán của công ty bạn về một công trình, dự án nào đó. Nó có thể được trình bày bằng Words, Excel, và Power point. Nhưng mình thấy bây giờ ai cũng dùng Ppt cả :).

Nếu khả năng viết lách của bạn không được tốt lắm, thì việc phải viết một cái proposal dường như có vẻ hơi đáng sợ ha. Đọc bài này rồi bạn sẽ biết là nó sẽ không khó như bạn nghĩ đâu ^^.

Không cần quan tâm đến loại hàng hóa hay dịch vụ bạn muốn trình bày, mỗi proposal đều sử dụng cấu trúc bốn phần sau đây : ( 4 phần này được chia dựa trên mục tiêu truyền tải nội dung nhé ) 

1. Giới thiệu - An introduction

2. Đặt khách hàng là trung tâm - Client-centered

3. Diễn tả chi tiết về những gì bạn đề xuất với khách hàng - A detailed description of what you propose to do

4. Chuyên môn và kinh nghiệm của bạn - Your expertise and experience

Bạn có thể viết ngắn hay dài thì tùy theo nội dung bạn muốn viết, nhưng nhớ là thứ tự này vẫn như cũ nhé.

1. Giới thiệu - An introduction

- Giới thiệu bạn là ai và tại sao bạn gửi proposal này.

- Nếu rõ những gì bạn muốn người đọc làm tiếp theo 

- Cung cấp đầy thông tin liên hệ. 

*Trên cùng của proposal bạn nên tạo một cái Title page ngắn gọn về tên của cái proposal. 

Nếu là một proposal đơn giản thì phần này chỉ cần vậy là đủ rồi, nhưng nếu là một cái proposal phức tạp hơn  thì bạn nên tóm tắt những điểm quan trọng nhất và có một bảng mục lục giúp người đọc tìm thấy các phần dễ dàng hơn. Điều này cũng là thể hiện sự chuyên nghiệp ! 

2. Đặt khách hàng là trung tâm - Client-centered 

Phần này là phần quyết định sự khác biệt giữa một cái proposal thành công và một cái phải ra đi :)). Trong phần này, mục tiêu của bạn là chứng minh công ty bạn hiểu những gì khách hàng tiềm năng cần và muốn. 

Những chi tiết cụ thể cho dự án, nếu trong một proposal ngắn, bạn có thể liệt kê thẳng tất cả trong một trang. Nhưng nếu là một dự án lớn, bạn nên làm mỗi chi tiết một trang riêng. Các chi tiết cụ thể này có thể là: Thông số kỹ thuật - Specifications, Thời gian biểu - Schedule, Ngân sách - Budget, Thời hạn - Deadlines, và  một vài chi tiết khác....Nếu bạn có thắc mắc gì về tổ thức hay dự án được đề xuất, cứ gọi cho khách hàng và hỏi nhé. 

Bạn nên nhớ, khi trình bày phần này trước khách hàng, bạn nên focus vào mục tiêu chính của bạn. Đó là : "Những gì bạn có thể làm cho khách hàng của bạn". Những chi tiết cụ thể mô tả về khách hàng là để chứng minh bạn đã lắng nghe nhu cầu của họ.

3. Diễn tả chi tiết về những gì bạn đề xuất với khách hàng - Detailed description of what you propose to do

Sau mô tả về nhu cầu và những gì khách hàng quan tâm, phần tiếp theo là mô tả về sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn. Phần này bạn mô tả chính xác những gì bạn đề xuất làm cho dự án: 

- Những ý tưởng của bạn đáp ứng nhu cầu đặt ra trong phần trước như thế nào?

- Những điều này sẽ mang lại lợi ích cho khách hàng như thế nào ?

- Những chi phí khách hàng phải trả. 

Nếu là một cái proposal đơn giản, bản chỉ cần trình bày gọn trong một trang về các giải pháp và một list tóm tắt về bảng giá. Nhưng nếu những cái proposal dài hơn, bạn có thể để các nội dung riêng như là : Options, Packages, Research, Subcontractors, Teamwork, Địa điểm - Venues, Teamwork, Sales Plan, Marketing Plan, Promotion, Advertising, Demographics, Publicity, Packaging, Branding development..., tất cả tùy vào dự án.

Mục tiêu của bạn trong bước này là mô tả chi tiết những gì bạn định làm và giải thích ý tưởng của bạn, cung cấp các giải pháp cho nhu cầu của khách hàng. Hãy càng cụ thể càng tốt!

4. Chuyên môn và kinh nghiệm của công ty bạn - Your expertise and experience

Đây là phần cuối cùng nhưng không phải là phần bạn dành nói hết về công ty bạn đâu nhé. Đây là nơi cần phải bao gồm tất cả các thông tin mà bạn có sẽ thuyết phục khách hàng tiềm năng rằng bạn là lựa chọn tốt nhất để thực hiện dự án của họ. Nội dung thường bao gồm: 

- Giới thiệu lịch sử Công Ty, 

- Các thành viên, Nhân sự, hoặc các Team, 

- Mô tả kinh nghiệm liên quan hoặc danh sách khách hàng bạn đã thực hiện công việc tương tự, và danh sách các dự án thành công mà công ty bạn đã thực hiện. 

- Cái giải thưởng, đặc biệt Chứng chỉ đào tạo, hoặc các chứng thực từ khách hàng hài lòng.

Và bây giờ, bạn đã viết xong được bạn dự thảo đầu tiên cho proposal của mình. Chỉ còn việc là hoàn thiện nó bằng cách gửi cho một ai đó đọc thử và góp ý, sửa lỗi chính tả, và thiết kế, trang trí cho nó thiệt đẹp nữa là xong. Đừng quên thêm logo công ty vào nhé. 

Một kinh nghiệm nữa của mình là bạn nên xuất proposal của bạn vào một file PDF và gửi cho khách hàng của bạn sẽ tốt hơn là gửi bản file gốc :).

--

Mình viết bài này xong đuối như trái chuối nên ko có kiếm cho các bạn file ví dụ về proposal được. Thui hẹn khi khác mình update nha. Giờ mình phải đi ngủ thôi.

Bạn có ý kiến hay kinh nghiệm gì khác muốn chia sẻ để giúp ích cho việc viết proposal này thì cùng comment chia sẻ nhé.

Chúc các bạn một ngày tốt lành và đừng quên G+1 cho mình nếu bài viết hữu ích nhé ^^.Thanks.
--
Notes : Sau khi biết cách viết một proposal thì bạn nên tham khảo thêm Ebook 5 Elements of a perfect Proposal để proposal của mình ngày càng hay nhé !